Warum Deskless Mitarbeiter kein Intranet oder Self-Service nutzen werden
Für viele Unternehmen sind Intranets oder Self-Service-Portale die Standardlösung, um Mitarbeitern HR-Informationen bereitzustellen, Urlaubsanträge zu verwalten oder Gehaltsabrechnungen abzurufen.
Doch für Deskless (Frontline-)Mitarbeiter sind diese Systeme oft völlig unbrauchbar.
Desklose Mitarbeiter: Immer unterwegs
Im Gegensatz zu Büroangestellten sitzen Frontline-Mitarbeiter nicht den ganzen Tag vor einem Computer. Sie arbeiten in Geschäften, Restaurants, auf Baustellen, in Lagerhäusern oder Krankenhäusern – oft ohne direkten Zugang zu einem PC. Ihr wichtigstes Arbeitsgerät?
Das Smartphone.
Von ihnen zu erwarten, dass sie:
- Sich in ein Intranet einloggen (das meist nicht mobilfreundlich ist),
- Durch komplizierte Menüs navigieren, und
- Nach Richtlinien, Schichtplänen oder HR-Dokumenten suchen,
…ist realitätsfern und passt nicht zu ihrer Arbeitsweise.
Wie Frontline-Mitarbeiter Ihre HR-Probleme Tatsächlich Lösen
Wenn ein deskloser Mitarbeiter eine Frage zu seinem Gehalt, Resturlaub oder den Unternehmensrichtlinien hat, öffnet er nicht das Intranet und beginnt mit der Suche nach Dokumenten. Er schreibt eine Nachricht – meist an seinen HR-Manager oder direkten Vorgesetzten.
HR-Abteilungen verbringen jede Woche Stunden damit, die gleichen Fragen zu beantworten. Das ist ineffizient – für HR und für die Mitarbeitenden:
- Mitarbeiter müssen lange auf Antworten warten.
- HR wird mit Anfragen überlastet, die leicht automatisiert werden könnten.
Die Lösung: Eine Konversationelle Schnittstelle
Anstatt Frontline-Mitarbeiter zu zwingen, ein System zu nutzen, das nicht zu ihrem Arbeitsalltag passt, sollten Unternehmen sie dort abholen, wo sie sind – auf ihrem Smartphone, in einem einfachen Chat.
Ein KI-gestützter HR-Assistent kann sofort Antworten und Dienstleistungen bieten, ohne dass Mitarbeitende im Intranet suchen müssen. Egal ob Gehaltsdetails, Schichtpläne oder Richtlinien, sie können einfach fragen – wie in einem normalen Gespräch.
So Funktioniert Ein KI-gestützter Konversationeller HR-Assistent
- Ein Mitarbeiter sendet eine Nachricht (über WhatsApp, SMS oder eine andere Chat-App).
- Der KI-Assistent (z. B. Paul) antwortet sofort mit den relevanten Informationen.
- Falls nötig, leitet die KI Aktionen ein, wie das Bearbeiten eines Urlaubsantrags oder das Aktualisieren von Daten.
- Kein Warten, kein Suchen – nur direkte Unterstützung.
Die Vorteile: Eine Bessere Mitarbeitererfahrung
✅ 24/7 Verfügbarkeit – Sofortige Antworten, unabhängig von Arbeitszeiten.
✅ Schnellere Informationen – Keine Wartezeiten, keine Umwege.
✅ Weniger HR-Aufwand – HR-Teams müssen weniger Routineanfragen beantworten.
✅ Höhere Mitarbeiterzufriedenheit – Einfache, direkte Kommunikation stärkt die Bindung.
Gehört das Intranet der Vergangenheit an?
Während Büroangestellte weiterhin Self-Service-Portale nutzen mögen, brauchen Frontline-Mitarbeiter eine andere Lösung. Eine konversationelle Schnittstelle mit KI ermöglicht es ihnen, schnell und unkompliziert ihre Anliegen zu klären – auf ihre Weise.
Bei Paul’s Job sehen wir täglich, wie KI-gesteuerte Chats das klassische Self-Service-Portal für desklose Mitarbeiter ersetzen. Egal ob Gehaltsabrechnung, Urlaubsanträge oder Firmenrichtlinien – ein Chat-System macht alles schneller und zugänglicher.
Und das Beste daran?
Kein Mitarbeiter muss sich jemals wieder in ein Intranet einloggen. 😉
